Tudod, amikor a kórház igazgatója azzal bízott meg, hogy szervezzem meg az országos kardiológus kongresszust, még örültem is, de amikor hozzátette, hogy konferencia helyszín Nyíregyházán kell, mert ő ott végzett az egyetemen és támogatni akarja a várost, akkor már sejtettem, hogy ez nem lesz egyszerű menet. Hatszáz orvos, három nap, nemzetközi előadók, kiállítók, gálavacsorára, meg minden, ami egy komoly szakmai rendezvényhez kell – és mindezt Nyíregyházán, ahol az egyetlen kapcsolatom az volt, hogy egyszer átutaztam rajta a Balatonra menet. De hát az igazgató kérése parancs, úgyhogy nekiálltam helyszínt keresni, először persze az interneten, ahol minden helyszín profi fotókkal volt tele, és mindegyik azt ígérte, hogy náluk lesz a tökéletes konferencia.
Az első buktató akkor jött, amikor elkezdtem felhívogatni a helyeket. Hatszáz fő hallatán a legtöbben udvariasan közölték, hogy sajnos ekkora rendezvényt nem tudnak fogadni, maximum kétszázat. Ahol volt elég nagy terem, ott meg azzal jöttek, hogy ugyan a nagyterem befogad hatszázat, de szekciótermek már nincsenek, vagy ha vannak, akkor meg a catering nem tud ennyi embert kiszolgálni egyszerre. Egy hét telefonálgatás után úgy éreztem magam, mint aki lehetetlent próbál megoldani. Végül találtam három helyet, ami papíron megfelelő volt, és leszerveztem, hogy egy nap alatt mindhármat megnézzem. Felültem a korai vonatra, magammal vittem a részletes igénylistát, hogy mit kell checklistázni, és készültem a hosszú napra.
Az első helyszín egy vadonatúj konferenciaközpont volt, amit még csak most adtak át. Minden csillogott-villogott, a sales manager büszkén mutatta a legmodernebb technikát, a variálható tereket, ahol mozgatható falakkal lehet alakítani a termek méretét. Lelkesen magyarázta, hogy náluk minden digitális, még a névkitűzőket is QR-kóddal lehet beolvasni. Szuper, gondoltam, a hatvanéves professzorok biztos örülni fognak, amikor meg kell tanulniuk QR-kódot szkennelni. De a legnagyobb gond az volt, hogy mivel új volt az épület, még nem volt kipróbálva ekkora rendezvényen. Amikor megkérdeztem, hogy hány hatszáz fős konferenciát tartottak már, zavartan közölte, hogy még egyet sem, de biztos minden rendben lesz. Ja, és a légkondi még nincs beszerelve teljesen, de augusztusra, amikor a konferencia lesz, már biztos kész lesz. Biztos.
A második helyszín egy patinás szálloda volt a belvárosban, ahol a manager büszkén mesélte, hogy náluk tartották már a rendszerváltás után az első orvoskongresszust is. Ez jól hangzott, amíg meg nem láttam a termeket. A „történelmi hangulat” azt jelentette, hogy minden olyan volt, mint harminc éve – a székek, a technika, még a szőnyeg is. A nagyteremben voltak ugyan hatszázan férőhelyek, de olyan szorosan, hogy ha valaki ki akart menni pisilni a középső sorból, az egész sornak fel kellett állnia. A szekciótermek különböző emeleteken voltak szétszórva, a lift pedig egy darab volt, amibe négy ember fért be. Elképzeltem, ahogy hatszáz orvos próbál szünetben eljutni egyik teremből a másikba ezzel az egy lifttel, és tudtam, hogy ez sem lesz jó.
A harmadik helyszín kicsit a város szélén volt, egy többfunkciós sportcsarnok, amit át lehetett alakítani konferenciára. Itt volt elég hely, modern technika, nagy parkoló, minden. Már kezdtem örülni, amikor a vezető elmagyarázta, hogy azért olyan kedvező az ár, mert párhuzamosan más rendezvények is lehetnek. Például pont a mi időpontunkban lesz egy kutyakiállítás a B csarnokban. Próbáltam diplomatikusan jelezni, hogy az ugatás talán zavarhatja majd a tudományos előadásokat, de megnyugtatott, hogy a csarnokok között van hangszigetelés. Persze, amikor körbenéztünk, hallottam a másik csarnokból a kalapálást, ahol épp építették a kiállítási standokat. Ha a kalapálás áthallatszik, az ugatás is át fog – gondoltam magamban.
Hazafelé a vonaton már azon gondolkodtam, hogy mit mondok az igazgatónak, amikor megcsörrent a telefonom. Egy ismerős professzor hívott, aki hallotta, hogy helyszínt keresek Nyíregyházán, és ajánlott egy helyet – az ottani egyetem új campusát. Állítólag minden megvan, amit keresek, és mivel oktatási intézmény, kedvezményt is adnak szakmai konferenciákra. Másnap felhívtam őket, és tényleg – nagy előadó, sok szemináriumi terem, catering a menzán keresztül, parkoló, szállás a kollégiumban aki akarja. Nem volt annyira csillogó, mint az új konferenciaközpont, nem volt olyan patinás, mint a szálloda, de minden működött. Két héttel később aláírtuk a szerződést, és amikor augusztusban megtartottuk a kongresszust, minden flottul ment. Persze voltak apró bakik – a menza először orvosi diétás menüt akart adni mindenkinek, mert azt hitték, hogy az orvosok csak azt esznek, meg a kollégiumban páran meglepődtek a spartan körülményeken. De a szakmai program sikeres volt, az előadótermek tökéletesek voltak, és még az igazgató is elégedett volt, hogy támogattuk Nyíregyházát. Szóval a tanulság: ha konferencia helyszín Nyíregyházán kell, ne a legcsillogóbbat keresd, hanem azt, ami működik. És mindig legyen tartalék terved, mert sosem tudhatod, mikor jön közbe egy kutyakiállítás.